Föreningens medlemmar kallas varje år till ett medlemsmöte. Detta äger normalt rum någon gång under mars månad. Kallelse skall utsändas minst två veckor före mötet. Årsmötet väljer styrelse och revisorer samt beslutar om budget, avgifter och verksamhetsplan.
Medlemmarna kan senast 2 veckor innan aviserat årsmöte inkomma med motioner till styrelsen som rör föreningens verksamhet och som ska behandlas på årsmötet. Motionerna skickas till vägföreningens gemensamma emailadress: hollvikenvf4@gmail.com
För att beslut ska kunna tas på årsmötet om förslag från medlemmarna måste dessa inkomma som motion senast 2 veckor innan aviserat årsmöte.
Avisering avseende årsmöten sker på denna hemsida och även genom utskick via ordinarie post.
Förslag på medlemmar i styrelsen kan lämnas till Niclas Heinemyr i valberedningen.